Die elekronische Rechnung
Was versteht man unter einer elektronischen Rechnung?
Man muss zwischen einfachen elektronischen Rechnungen und elektronischen Rechnungen unterscheiden.
Als einfache elektronische Rechnung bezeichnet man eine digital erstellte Rechnung, die über E-Mail verschickt wird.
Als elektronische Rechnung bezeichnet man eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wurde und deren Format eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Somit ist ein medienbruchfreier Rechnungsaustausch möglich und alle Daten werden automatisiert von einem System ins andere überführt und registriert.
Für zusätzliche Informationen zu elektronischen Rechnungen: Elektronische Rechnungen – worum geht es?
Elektronische Rechnungen, ein Muss bei öffentlichen Ausschreibungen?
Gemäß dem neuen Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen, das am 13. Dezember 2021 verabschiedet wurde, ist es im Rahmen der öffentlichen Ausschreibungen nicht mehr möglich mit „klassischen“ Rechnungen zu arbeiten, sondern es müssen elektronische Rechnungen benutzt werden.
Für zusätzliche Informationen zu elektronischen Rechnungen, die rechtlichen Vorgaben und Versandmöglichkeiten:
Informationsseite zu elektronischen Rechnungen
Infoblatt: Elektronische Rechnungen und Einrichtungen des öffentlichen Sektors - 20/12/2021
Welche Vorteile haben elektronische Rechnungen?
- Weniger Postgebühren
- Sichere Zustellung
- Geringerer Papierverbrauch
- Mehr Platz
- Geringerer Zeitaufwand für Verwaltungsarbeiten
- Bessere Verwaltung der Rechnungen
Worauf sollen Sie achten?
Unternehmen müssen sicherstellen, dass:
- die Echtheit der Herkunft (Sicherstellung der Identität des Rechnungsausstellers),
- die Integrität des Inhalts (der Inhalt nicht geändert wurde),
- und die Lesbarkeit der Rechnung,
von der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind. Dabei steht den Unternehmen frei zu entscheiden, wie sie vorgehen wollen, um die oben genannten Punkte zu gewährleisten.
Bei elektronischen Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ab dem Ausstelldatum.
Für zusätzliche rechtliche Informationen zu diesem Thema können Sie das folgende Merkblatt aus dem juristischen Handbuch „Droit des contrats“ der Chambre des Métiers herunterladen: Fiche 20. La facture électronique
Die elektronische Signatur
Die elektronische Rechnung und die elektronische Signatur gehen Hand in Hand.
Was versteht man unter einer elektronischen Signatur?
Gemäß Artikel 1322-2 des luxemburgischen Zivilgesetzbuchs ist eine elektronische Signatur „ein untrennbar mit der Urkunde verbundener Datensatz, der deren Integrität gewährleistet“.
Eine elektronische Signatur muss also in die Unterlage „eingebettet" sein, und aufgrund dieser Einbettung stellt sie sicher, dass die Unterlagen nicht nachträglich verändert wurden (oder „Gewährleistung der Unversehrtheit der Unterlage“).
Sobald eine privatrechtliche Akte mit einer elektronischen Signatur versehen wird, entfällt die Verpflichtung der doppelten Ausfertigung, und nur das elektronische Original des unterzeichneten Dokuments ist gültig.
Die Einrichtung eines elektronischen Signaturverfahrens impliziert das Risiko der Archivierung des Dokuments und erfordert die Implementierung einer Politik zur elektronischen Archivierung der signierten Dokumente.
Es existieren verschiedene Arten von elektronischen Signaturen. Um als „elektronische Signatur“ anerkannt zu werden, muss die Signatur entweder eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur sein.
Die einfache digitale Signatur:
- ist eine Reihe von Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (z. Bsp. der Signaturblock einer E-Mail, die Unterschrift beim Empfang eines Paketes).
- Garantiert nicht, dass der Unterzeichner, die Person ist, für die er sich ausgibt und stellt keine Informationen (Uhrzeit, Datum, usw.) der Unterschrift bereit.
Die EU-Verordnung Nr. 910/2014 (oder eIDAS-Verordnung) definiert keine „einfache“ elektronische Signatur, sondern legt eine gemeinsame Grundlage für elektronische Signaturen fest, die aus zwei Elementen besteht: dem Vorhandensein eines Datenstroms und einem Prozess der Verknüpfung mit den zu signierenden elektronischen Daten.
Diese gemeinsame Basis ist leider Gegenstand unterschiedlicher Interpretationen darüber, was eine „elektronische Signatur“ darstellt und was nicht.
Unserer Einschätzung nach ist der Signaturblock einer E-Mail oder das digitalisierte Bild einer per E-Mail versandten handschriftlichen Unterschrift keine „elektronische Signatur“ im Sinne des luxemburgischen Zivilgesetzbuches: solche „Signaturen“ sind nämlich nicht so in das Dokument eingebettet, dass ihre Integrität gewährleistet ist.
Im Falle einer Anfechtung:
- ist diese „Signatur“ nur ein Indiz, das mit anderen Elementen belegt werden muss;
- könnte das Dokument als „Kopie“ ohne Beweiswert eingestuft werden.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur:
- ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet;
- ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners;
- wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann;
- ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt die Anforderungen an eine elektronische Signatur, die in Artikel 1322-1. des Zivilgesetzbuches definiert sind. Im Streitfall muss der Richter beurteilen, ob das elektronisch signierte Dokument die oben definierten Anforderungen erfüllt.
Die qualifizierte elektronische Signatur:
- muss alle Anforderungen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur erfüllen;
- muss mittels einer elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt werden;
- muss auf einem qualifizierten elektronischem Signaturzertifikat beruhen (z. Bsp. eine Signatur, die mittels eines elektronischen Personalausweises erstellt wurde).
Wenn eine qualifizierte elektronische Signatur als gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift angesehen wird (was bedeutet, dass der Unterzeichner, wenn er die Gültigkeit der Signatur anzweifelt, nachweisen muss, dass die elektronische Signatur ungültig ist), ist die Laufzeit des qualifizierten Zertifikats zeitlich begrenzt.
In Luxemburg sieht die großherzogliche Verordnung vom 1. Juni 2001 über elektronische Signaturen vor, dass die Laufzeit eines qualifizierten Zertifikats maximal drei Jahre beträgt.
Wenn also ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur länger als drei Jahre aufbewahrt werden soll, muss darauf geachtet werden, dass die Vorschriften zur elektronischen Archivierung von Dokumenten befolgt werden.
Für zusätzliche rechtliche Informationen zu diesem Thema können Sie das folgende Merkblatt aus dem juristischen Handbuch „Droit des contrats“ der Chambre des Métiers herunterladen: Fiche 19. La signature électronique