Der schnelle Datenaustausch ist wichtiger denn je und die Benutzung mobiler Endgeräte im Arbeitsalltag kann Unternehmen viele Vorteile bringen.
Die mobile Zeiterfassung
Handwerker- oder sogar branchenspezifische Apps stellen Softwarelösungen zur Verfügung, die es Nutzern erlauben Stunden auf zuvor erstellte Projekte zu buchen. Dies ermöglicht es Unternehmen komplette, leserliche, zeitnah ausgefüllte Stundenzettel von ihren Mitarbeitern zu bekommen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und eine bessere Kostenübersicht der Projekte zu erhalten. Für zusätzliche Informationen: Vorteile mobiler Zeiterfassung
Die digitale Baustellenmappe
Ob Pläne, Notizen, Kundendaten, Fotos oder andere Informationen, digitale Applikationen ermöglichen es Unternehmen alle Daten per Klick aufzurufen und zu aktualisieren. Zudem führt die digitale Verwaltung der Daten dazu, dass alle Mitarbeiter, ob im Büro oder im Außendienst, auf dem gleichen Stand sind und Informationen schnell und vollständig kommuniziert werden. So werden durch die digitale Baustellenmappe die Reaktivität und Transparenz gesteigert. Das Teilen von Fotos und Informationen führt zu einer besseren Kommunikation im Unternehmen und ermöglicht somit auf der Baustelle angetroffene Probleme besser zu bewältigen und schneller zu beheben.
Der Onlinekalender
Indem Termine in einem Onlinekalender abgespeichert werden, erhalten Sie die Möglichkeit immer und von überall auf Ihren Kalender zuzugreifen, zu sehen wann Ihre Mitarbeiter verfügbar sind und spontan von unterwegs aus Termine zu vereinbaren. Zudem sind Ihre Terminkalender immer auf dem aktuellen Stand, so dass sich auch die Mitarbeiter besser organisieren können.
Die digitale Validierung der Arbeiten
Sollte es sich um größere Arbeiten handeln, die nicht Teil des Angebots waren oder Reparaturaufträge, für die Sie eine Unterschrift des Kunden benötigen, können Sie den Kunden digital unterschreiben lassen. Dies erlaubt es Ihren Außendienstmitarbeitern Daten direkt zur Weiterverarbeitung in das Büro zu übermitteln.
Das digitale Aufmaß
Aufmaß-Apps können an Bluetooth-Lasermessgeräte angebunden werden, die die Daten direkt in die App importieren. Dies ermöglicht es Rechen- oder Übertragungsfehler zu vermeiden und Arbeitsabläufe zu optimieren.
Die Vorteile
Mehr Transparenz
Verkürzte Arbeitsprozesse
Mehr Sicherheit
Höhere Flexibilität
Bessere Unterstützung
Dies Gesamtheit der Maßnahmen ermöglicht es Unternehmen, eine bessere Übersicht ihrer Projekte zu erhalten. Informationen werden in Echtzeit mit allen Beteiligten geteilt und die Arbeit kann effizienter organisiert werden.
Ausbaugewerbe
Der schnelle Datenaustausch ist wichtiger denn je und die Benutzung mobiler Endgeräte im Arbeitsalltag kann Unternehmen viele Vorteile bringen.
Die mobile Zeiterfassung
Handwerker- oder sogar branchenspezifische Apps stellen Softwarelösungen zur Verfügung, die es Nutzern erlauben Stunden auf zuvor erstellte Projekte zu buchen. Dies ermöglicht es Unternehmen komplette, leserliche, zeitnah ausgefüllte Stundenzettel von ihren Mitarbeitern zu bekommen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und eine bessere Kostenübersicht der Projekte zu erhalten. Für zusätzliche Informationen: Vorteile mobiler Zeiterfassung
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Die digitale Baustellenmappe
Ob Pläne, Notizen, Kundendaten, Fotos oder andere Informationen, digitale Applikationen ermöglichen es Unternehmen alle Daten per Klick aufzurufen und zu aktualisieren. Zudem führt die digitale Verwaltung der Daten dazu, dass alle Mitarbeiter, ob im Büro oder im Außendienst, auf dem gleichen Stand sind und Informationen schnell und vollständig kommuniziert werden. So werden durch die digitale Baustellenmappe die Reaktivität und Transparenz gesteigert. Das Teilen von Fotos und Informationen führt zu einer besseren Kommunikation im Unternehmen und ermöglicht somit auf der Baustelle angetroffene Probleme besser zu bewältigen und schneller zu beheben.
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Der Onlinekalender
Indem Termine in einem Onlinekalender abgespeichert werden, erhalten Sie die Möglichkeit immer und von überall auf Ihren Kalender zuzugreifen, zu sehen wann Ihre Mitarbeiter verfügbar sind und spontan von unterwegs aus Termine zu vereinbaren. Zudem sind Ihre Terminkalender immer auf dem aktuellen Stand, so dass sich auch die Mitarbeiter besser organisieren können.
Das Zahlungsterminal
Smartphones können als Zahlungsterminals genutzt werden. Dies bietet Handwerkern die Möglichkeit, dass Kunden kleine Aufträge, wie beispielweise Reparaturaufträge, direkt vor Ort begleichen können.
Die digitale Validierung der Arbeiten
Sollte es sich um größere Arbeiten handeln, die nicht Teil des Angebots waren oder Reparaturaufträge, für die Sie eine Unterschrift des Kunden benötigen, können Sie den Kunden digital unterschreiben lassen. Dies erlaubt es Ihren Außendienstmitarbeitern Daten direkt zur Weiterverarbeitung in das Büro zu übermitteln.
Das digitale Aufmaß
Aufmaß-Apps können an Bluetooth-Lasermessgeräte angebunden werden, die die Daten direkt in die App importieren. Dies ermöglicht es Rechen- oder Übertragungsfehler zu vermeiden und Arbeitsabläufe zu optimieren.
Die Vorteile
Mehr Transparenz
Verkürzte Arbeitsprozesse
Mehr Sicherheit
Höhere Flexibilität
Bessere Unterstützung
Dies Gesamtheit der Maßnahmen ermöglicht es Unternehmen, eine bessere Übersicht ihrer Projekte. Informationen werden in Echtzeit mit allen Beteiligten geteilt und die Arbeit kann effizienter organisiert werden.
Floristen & Gärtner
Der schnelle Datenaustausch ist wichtiger denn je und die Benutzung mobiler Endgeräte im Arbeitsalltag kann Unternehmen viele Vorteile bringen.
Die mobile Zeiterfassung
Handwerker- oder sogar branchenspezifische Apps stellen Softwarelösungen zur Verfügung, die es Nutzern erlauben Stunden auf zuvor erstellte Projekte zu buchen. Dies ermöglicht es Unternehmen komplette, leserliche, zeitnah ausgefüllte Stundenzettel von ihren Mitarbeitern zu bekommen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und eine bessere Kostenübersicht der Projekte zu erhalten. Für zusätzliche Informationen: Vorteile mobiler Zeiterfassung
Die digitale Baustellenmappe
Ob Pläne, Notizen, Kundendaten, Fotos oder andere Informationen, digitale Applikationen ermöglichen es Unternehmen alle Daten per Klick aufzurufen und zu aktualisieren. Zudem führt die digitale Verwaltung der Daten dazu, dass alle Mitarbeiter, ob im Büro oder im Außendienst, auf dem gleichen Stand sind und Informationen schnell und vollständig kommuniziert werden. So werden durch die digitale Baustellenmappe die Reaktivität und Transparenz gesteigert. Das Teilen von Fotos und Informationen führt zu einer besseren Kommunikation im Unternehmen und ermöglicht somit auf der Baustelle angetroffene Probleme besser zu bewältigen und schneller zu beheben.
Der Onlinekalender
Indem Termine und Bestellungen in einem Onlinekalender abgespeichert werden, erhalten Sie die Möglichkeit immer und von überall auf Ihren Kalender zuzugreifen, zu sehen wann Ihre Mitarbeiter verfügbar sind und spontan von unterwegs aus Termine zu vereinbaren. Zudem sind Ihre Terminkalender immer auf dem aktuellen Stand, so dass sich auch die Mitarbeiter besser organisieren können.
Das Zahlungsterminal
Smartphones können als Zahlungsterminals genutzt werden. Dies bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, dass Kunden kleine Aufträge, wie beispielweise Reparaturaufträge, direkt vor Ort begleichen können.
Die digitale Validierung der Arbeiten
Sollte es sich um größere Arbeiten handeln, die nicht Teil des Angebots waren oder für die Sie eine Unterschrift des Kunden benötigen, können Sie den Kunden digital unterschreiben lassen. Dies erlaubt es Ihren Außendienstmitarbeitern Daten direkt zur Weiterverarbeitung in das Büro zu übermitteln.
Das digitale Aufmaß
Aufmaß-Apps können an Bluetooth-Lasermessgeräte angebunden werden, die die Daten direkt in die App importieren. Dies ermöglicht es Rechen- oder Übertragungsfehler zu vermeiden und Arbeitsabläufe zu optimieren.
Die Vorteile
Mehr Transparenz
Verkürzte Arbeitsprozesse
Mehr Sicherheit
Höhere Flexibilität
Bessere Unterstützung
Dies Gesamtheit der Maßnahmen ermöglicht es Unternehmen, eine bessere Übersicht ihrer Projekte zu erhalten. Informationen werden in Echtzeit mit allen Beteiligten geteilt und die Arbeit kann effizienter organisiert werden.
Kraftfahrzeuggewerbe
Der schnelle Datenaustausch ist wichtiger denn je und die Benutzung mobiler Endgeräte im Arbeitsalltag kann Unternehmen viele Vorteile bringen.
Die mobile Zeiterfassung
Handwerker- oder sogar branchenspezifische Apps stellen Softwarelösungen zur Verfügung, die es Nutzern erlauben Stunden auf zuvor erstellte Projekte zu buchen. Dies ermöglicht es Unternehmen komplette, leserliche, zeitnah ausgefüllte Stundenzettel von ihren Mitarbeitern zu bekommen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und eine bessere Kostenübersicht der Projekte zu erhalten. Für zusätzliche Informationen: Vorteile mobiler Zeiterfassung
Die digitale Dokumentation
Ob Pläne, Notizen, Kundendaten, Fotos oder andere Informationen, digitale Applikationen ermöglichen es Unternehmen alle Daten per Klick aufzurufen und zu aktualisieren. Zudem führt die digitale Verwaltung der Daten dazu, dass alle Mitarbeiter, ob im Büro, der Werkstatt oder im Außendienst, auf dem gleichen Stand sind und Informationen schnell und vollständig kommuniziert werden. So werden die Reaktivität und Transparenz gesteigert. Das Teilen von Fotos und Informationen führt zu einer besseren Kommunikation im Unternehmen und ermöglicht somit im Außendienst angetroffene Probleme besser zu bewältigen und schneller zu beheben.
Der Onlinekalender
Indem Termine in einem Onlinekalender abgespeichert werden, erhalten Sie die Möglichkeit immer und von überall auf Ihren Kalender zuzugreifen, zu sehen wann Ihre Mitarbeiter verfügbar sind und spontan von unterwegs aus Termine zu vereinbaren. Zudem sind Ihre Terminkalender immer auf dem aktuellen Stand, so dass sich auch die Mitarbeiter besser organisieren können.
Das Zahlungsterminal
Smartphones können als Zahlungsterminals genutzt werden. Dies bietet Mitarbeitern die Möglichkeit Zahlungen direkt vor Ort zu akzeptieren.
Die digitale Validierung der Arbeiten
Sollte es sich um größere Arbeiten handeln, die nicht Teil des Angebots waren oder Reparaturaufträge, für die Sie eine Unterschrift des Kunden benötigen, können Sie den Kunden digital unterschreiben lassen. Dies erlaubt es Ihren Außendienstmitarbeitern Daten direkt zur Weiterverarbeitung in das Büro zu übermitteln.
Die Vorteile
Mehr Transparenz
Verkürzte Arbeitsprozesse
Höhere Flexibilität
Bessere Unterstützung
Dies Gesamtheit der Maßnahmen ermöglicht es Unternehmen, eine bessere Übersicht ihrer Projekte zu erhalten. Informationen werden in Echtzeit mit allen Beteiligten geteilt und die Arbeit kann effizienter organisiert werden.
Schönheitsgewerbe
Der schnelle Datenaustausch ist wichtiger denn je und die Benutzung mobiler Endgeräte im Arbeitsalltag kann Unternehmen viele Vorteile bringen.
Die mobile Zeiterfassung
Apps stellen Softwarelösungen zur Verfügung, die es Nutzern erlauben Stunden auf Dienstleistungen oder Kunden zu buchen. Dies ermöglicht es Unternehmen zukünftige Termine besser zu planen und eine bessere Kostenübersicht der Dienstleistungen zu erhalten.
Die digitale Kundenakte
Ob Notizen, Kundendaten oder andere Informationen, digitale Applikationen ermöglichen es Unternehmen alle Daten per Klick aufzurufen und zu aktualisieren. Zudem führt die digitale Verwaltung der Daten dazu, dass alle Daten direkt eingetragen werden und doppelte Erfassungen minimiert werden.
Der Onlinekalender
Indem Termine in einem Onlinekalender abgespeichert werden, erhalten Sie die Möglichkeit immer und von überall auf Ihren Kalender zuzugreifen, zu sehen wann Ihre Mitarbeiter verfügbar sind und spontan von unterwegs aus Termine zu vereinbaren. Zudem sind Ihre Terminkalender immer auf dem aktuellen Stand, so dass sich auch die Mitarbeiter besser organisieren können.
Die Vorteile
Mehr Transparenz
Verkürzte Arbeitsprozesse
Höhere Flexibilität
Dies Gesamtheit der Maßnahmen ermöglicht es Unternehmen, eine bessere Übersicht ihrer Projekte zu erhalten. Informationen werden in Echtzeit mit allen Beteiligten geteilt und die Arbeit kann effizienter organisiert werden.
Gesundheitsgewerbe
Der schnelle Datenaustausch ist wichtiger denn je und die Benutzung mobiler Endgeräte im Arbeitsalltag kann Unternehmen viele Vorteile bringen.
Die mobile Zeiterfassung
Apps stellen Softwarelösungen zur Verfügung, die es Nutzern erlauben Stunden auf Dienstleistungen oder Kunden zu buchen. Dies ermöglicht es Unternehmen zukünftige Termine besser zu planen, Angebote und Preise bei Bedarf anzupassen und eine bessere Kostenübersicht der Dienstleistungen zu erhalten.
Die digitale Kundenakte
Ob Notizen, Kundendaten oder andere Informationen, digitale Applikationen ermöglichen es Unternehmen alle Daten per Klick aufzurufen und zu aktualisieren. Zudem führt die digitale Verwaltung der Daten dazu, dass alle Daten direkt eingetragen werden und doppelte Erfassungen minimiert werden.
Der Onlinekalender
Indem Termine in einem Onlinekalender abgespeichert werden, erhalten Sie die Möglichkeit immer und von überall auf Ihren Kalender zuzugreifen, zu sehen wann Ihre Mitarbeiter verfügbar sind und spontan von unterwegs aus Termine zu vereinbaren. Zudem sind Ihre Terminkalender immer auf dem aktuellen Stand, so dass sich auch die Mitarbeiter besser organisieren können.
Die Vorteile
Mehr Transparenz
Verkürzte Arbeitsprozesse
Höhere Flexibilität
Dies Gesamtheit der Maßnahmen ermöglicht es Unternehmen, eine bessere Übersicht ihrer Projekte zu erhalten. Informationen werden in Echtzeit mit allen Beteiligten geteilt und die Arbeit kann effizienter organisiert werden.
Lebensmittelhandwerk
Der schnelle Datenaustausch ist wichtiger denn je und die Benutzung mobiler Endgeräte im Arbeitsalltag kann Unternehmen viele Vorteile bringen.
Der digitale Ordner
Ob Rezepte, Bestellungen, Notizen, Kundendaten oder andere Informationen, digitale Applikationen ermöglichen es Unternehmen alle Daten per Klick aufzurufen und zu aktualisieren. Zudem führt die digitale Verwaltung der Daten dazu, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind und Informationen schnell und vollständig kommuniziert werden.
Der Onlinekalender
Indem Termine und Bestellungen in einem Onlinekalender abgespeichert werden, erhalten Sie die Möglichkeit immer und von überall auf Ihren Kalender zuzugreifen, zu sehen wann Sie Verfügbarkeiten haben. Zudem sind Ihre Terminkalender immer auf dem aktuellen Stand, so dass sich auch die Mitarbeiter besser organisieren können.
Die Vorteile
Mehr Transparenz
Verkürzte Arbeitsprozesse
Dies Gesamtheit der Maßnahmen ermöglicht es Unternehmen, eine bessere Übersicht ihrer Bestellungen und deren Status zu erhalten. Informationen werden in Echtzeit geteilt und die Arbeit kann effizienter organisiert werden.
Andere
Der schnelle Datenaustausch ist wichtiger denn je und die Benutzung mobiler Endgeräte im Arbeitsalltag kann Unternehmen viele Vorteile bringen.
Die mobile Zeiterfassung
Handwerker- oder sogar branchenspezifische Apps stellen Softwarelösungen zur Verfügung, die es Nutzern erlauben Stunden auf zuvor erstellte Projekte zu buchen. Dies ermöglicht es Unternehmen komplette, leserliche, zeitnah ausgefüllte Stundenzettel von ihren Mitarbeitern zu bekommen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und eine bessere Kostenübersicht der Projekte zu erhalten. Für zusätzliche Informationen: Vorteile mobiler Zeiterfassung
Die digitale Mappe
Ob Pläne, Notizen, Kundendaten, Fotos oder andere Informationen, digitale Applikationen ermöglichen es Unternehmen alle Daten per Klick aufzurufen und zu aktualisieren. Zudem führt die digitale Verwaltung der Daten dazu, dass alle Mitarbeiter, ob im Büro oder im Außendienst, auf dem gleichen Stand sind und Informationen schnell und vollständig kommuniziert werden. So werden durch die digitale Mappe die Reaktivität und Transparenz gesteigert. Das Teilen von Fotos und Informationen führt zu einer besseren Kommunikation im Unternehmen und ermöglicht somit angetroffene Probleme besser zu bewältigen und schneller zu beheben.
Der Onlinekalender
Indem Termine in einem Onlinekalender abgespeichert werden, erhalten Sie die Möglichkeit immer und von überall auf Ihren Kalender zuzugreifen, zu sehen wann Ihre Mitarbeiter verfügbar sind und spontan von unterwegs aus Termine zu vereinbaren. Zudem sind Ihre Terminkalender immer auf dem aktuellen Stand, so dass sich auch die Mitarbeiter besser organisieren können.
Das Zahlungsterminal
Smartphones können als Zahlungsterminals genutzt werden. Dies bietet Kunden die Möglichkeit Aufträge direkt vor Ort zu begleichen.
Die Vorteile
Mehr Transparenz
Verkürzte Arbeitsprozesse
Mehr Sicherheit
Höhere Flexibilität
Bessere Unterstützung
Dies Gesamtheit der Maßnahmen ermöglicht es Unternehmen, eine bessere Übersicht ihrer Projekte zu erhalten. Informationen werden in Echtzeit mit allen Beteiligten geteilt und die Arbeit kann effizienter organisiert werden.
Die elektronische Archivierung
Was versteht man unter Digitalisierung der Daten?
Unter digitaler Datensicherung versteht man die elektronische Sicherung der Daten und das in einem sicheren, strukturierten und, falls in einer Cloud gespeichert, immer aufrufbarem Umfeld.
Warum soll ich meine Daten digital sichern?
Die digitale Datensicherung ermöglicht es Unternehmen:
ihre Daten zu jedem Zeitpunkt über ein beliebiges Gerät aufzurufen;
Daten einfach zu teilen, zu verschicken und zu ordnen, und dies zu einem erschwinglichen Preis;
den Verlust von Daten durch Brand- oder Wasserschäden auszuschließen;
das nachträgliche Abändern von Dokumenten zu verhindern;
festzulegen auf welche Dokumente Mitarbeiter Zugriff erhalten.
Über eine Stunde wird täglich in Unternehmen gebraucht, um Informationen in Ordnern wiederzufinden. Deswegen sparen Sie durch die Digitalisierung von Daten nicht nur Zeit und Geld, sondern können gleichzeitig auch noch ein höheres Niveau an Datensicherheit und Vertraulichkeit erzielen.
Wie kann ich meine Daten digital sichern?
Eingehende Papierdokumente können mit einem herkömmlichen Scanner oder einem Tablet eingescannt und durch Stichwörter gekennzeichnet werden. Diese Kennzeichnung kann manuell oder automatisiert verrichtet werden. So können Dokumente später durch einen Mausklick wiedergefunden werden. Auch digital erzeugte Dokumente, so wie Angebote, Rechnungen, Emails und Lieferscheine können so hinterlegt werden, dass sie durch eine im Programm integrierte Suchfunktion bei Bedarf einfach wiederzufinden sind. Mit der Anschaffung eines digitalen Datensicherungssystems alleine ist es jedoch nicht getan. Die Angestellten müssen die richtige Fortbildung erhalten, um mit dem Programm zurechtzukommen.
Die Vorteile:
Zeit- und Geldersparnis.
Dokumente können besser wiedergefunden werden.
Platzersparnis da weniger Ordner verstaut werden müssen.
Für zusätzliche rechtliche Informationen zu diesem Thema können Sie das folgende Merkblatt aus dem juristischen Handbuch „Droit des contrats“ der Chambre des Métiers herunterladen: Fiche 21. La valeur d’une copie
Der Datenaustausch
Wie kann ich aus der Ferne auf meine Daten zugreifen, sie zusammenführen und austauschen?
Der Austausch von Daten ist heutzutage, durch die Anwendung mobiler Geräte, die einen Internetzugang besitzen, relativ einfach. Durch das Installieren von Apps und der Benutzung einer Cloud oder eines virtuellen privaten Netzwerkes (in Englisch: virtual private network, VPN) können Daten einfach hochgeladen und ausgetauscht werden.
Mobile Anwendungen
Die meisten Softwareanbieter bieten mittlerweile auch mobile Anwendungen an, die mit der Bürosoftware kompatibel sind und die eine direkte Datenübertragung über eine Internetverbindung ermöglichen.
Die Cloud
Wenn sich Daten und Programme nicht lokal auf dem unternehmenseigenen Computer befinden, sondern über extern verwaltete Computerserver laufen, spricht man von „Rechnerwolke“ (engl. „Cloud Computing“). Fotos und andere Dateien können so gesichert und von fast überall aus über das Internet eingesehen und bearbeitet werden. Wie viel Speicherplatz Sie erhalten und welche Kosten dafür anfallen, hängt vom gewählten Modell oder Anbieter ab. Für zusätzliche Informationen zu Vorteilen, Nachteilen und den zu beachtenden Punkten: Datenspeicherung: interner Server oder Cloud?
Die VPN
Wenn die VPN aktiviert ist, erstellt sie einen verschlüsselten Tunnel zwischen Ihrem Apparat und einem Fernserver, der von einem VPN-Dienstleister betrieben wird. Ihr ganzer Internet-Datenverkehr wird durch diesen Tunnel geleitet, so dass Ihre Daten auf der gesamten Strecke von neugierigen Blicken geschützt sind. Da Ihr Internet-Datenverkehr von einem VPN-Server ausgeht, ist Ihre wahre IP-Adresse (die einzigartige Adresse, die einen Apparat im Internet oder in einem internen Netzwerk identifiziert) versteckt, so dass Ihre Identität und Ihr Aufenthaltsort verborgen sind. Diese Option wird oft benutzt, wenn von einem unbekannten W-Lan über das Internet auf einen Firmenserver zugegriffen werden muss (z. Bsp. im Rahmen der Telearbeit).
Achtung: Gemäß dem neuen Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen, das am 13. Dezember 2021 verabschiedet wurde, ist es im Rahmen der öffentlichen Ausschreibungen nicht mehr möglich mit „klassischen“ Rechnungen zu arbeiten, sondern es müssen strukturierte elektronische Rechnungen benutzt werden.
Für zusätzliche rechtliche Informationen zu diesem Thema können Sie das folgende Merkblatt aus dem juristischen Handbuch „Droit des contrats“ der Chambre des Métiers herunterladen: Fiche 20. La facture électronique
Die elektronische Signatur
Was versteht man unter einer elektronischen Signatur?
Gemäß Artikel 1322-2 des luxemburgischen Zivilgesetzbuchs ist eine elektronische Signatur „ein untrennbar mit der Urkunde verbundener Datensatz, der deren Integrität gewährleistet“.
Eine elektronische Signatur muss also in die Unterlage „eingebettet" sein, und aufgrund dieser Einbettung stellt sie sicher, dass die Unterlagen nicht nachträglich verändert wurden (oder „Gewährleistung der Unversehrtheit der Unterlage“).
Sobald eine privatrechtliche Akte mit einer elektronischen Signatur versehen wird, entfällt die Verpflichtung der doppelten Ausfertigung, und nur das elektronische Original des unterzeichneten Dokuments ist gültig.
Die Einrichtung eines elektronischen Signaturverfahrens impliziert das Risiko der Archivierung des Dokuments und erfordert die Implementierung einer Politik zur elektronischen Archivierung der signierten Dokumente.
Es existieren verschiedene Arten von elektronischen Signaturen. Um als „elektronische Signatur“ anerkannt zu werden, muss die Signatur entweder eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur sein.
Die einfache digitale Signatur:
ist eine Reihe von Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (z. Bsp. der Signaturblock einer E-Mail, die Unterschrift beim Empfang eines Paketes).
Garantiert nicht, dass der Unterzeichner, die Person ist, für die er sich ausgibt und stellt keine Informationen (Uhrzeit, Datum, usw.) der Unterschrift bereit.
Die EU-Verordnung Nr. 910/2014 (oder eIDAS-Verordnung) definiert keine „einfache“ elektronische Signatur, sondern legt eine gemeinsame Grundlage für elektronische Signaturen fest, die aus zwei Elementen besteht: dem Vorhandensein eines Datenstroms und einem Prozess der Verknüpfung mit den zu signierenden elektronischen Daten.
Diese gemeinsame Basis ist leider Gegenstand unterschiedlicher Interpretationen darüber, was eine „elektronische Signatur“ darstellt und was nicht.
Unserer Einschätzung nach ist der Signaturblock einer E-Mail oder das digitalisierte Bild einer per E-Mail versandten handschriftlichen Unterschrift keine „elektronische Signatur“ im Sinne des luxemburgischen Zivilgesetzbuches: solche „Signaturen“ sind nämlich nicht so in das Dokument eingebettet, dass ihre Integrität gewährleistet ist.
Im Falle einer Anfechtung:
ist diese „Signatur“ nur ein Indiz, das mit anderen Elementen belegt werden muss;
könnte das Dokument als „Kopie“ ohne Beweiswert eingestuft werden.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur:
ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet;
ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners;
wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann;
ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt die Anforderungen an eine elektronische Signatur, die in Artikel 1322-1. des Zivilgesetzbuches definiert sind. Im Streitfall muss der Richter beurteilen, ob das elektronisch signierte Dokument die oben definierten Anforderungen erfüllt.
Die qualifizierte elektronische Signatur:
muss alle Anforderungen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur erfüllen;
muss mittels einer elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt werden;
muss auf einem qualifizierten elektronischem Signaturzertifikat beruhen (z. Bsp. eine Signatur, die mittels eines elektronischen Personalausweises erstellt wurde).
Wenn eine qualifizierte elektronische Signatur als gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift angesehen wird (was bedeutet, dass der Unterzeichner, wenn er die Gültigkeit der Signatur anzweifelt, nachweisen muss, dass die elektronische Signatur ungültig ist), ist die Laufzeit des qualifizierten Zertifikats zeitlich begrenzt.
In Luxemburg sieht die großherzogliche Verordnung vom 1. Juni 2001 über elektronische Signaturen vor, dass die Laufzeit eines qualifizierten Zertifikats maximal drei Jahre beträgt.
Wenn also ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur länger als drei Jahre aufbewahrt werden soll, muss darauf geachtet werden, dass die Vorschriften zur elektronischen Archivierung von Dokumenten befolgt werden.
Für zusätzliche rechtliche Informationen zu diesem Thema können Sie das folgende Merkblatt aus dem juristischen Handbuch „Droit des contrats“ der Chambre des Métiers herunterladen: Fiche 19. La signature électronique
Zu beachtende Punkte
Wie gewährleiste ich, dass meine Daten sicher abgelegt sind?
Ein Backup Ihrer Unternehmensdaten sollte regelmäßig erstellt werden. Durch das Erstellen einer digitalen Kopie der Daten wird sichergestellt, dass die auf dem Server enthaltenen Daten im Falle eines Brandes, bei Wasserschäden oder Diebstahl nicht verloren gehen, auch wenn Ihre internen Server beschädigt wurden. Kopieren Sie deshalb alle wichtigen Unterlagen und hinterlegen Sie die Kopien (z. Bsp. auf einem firmeneigenen Server) an einem sicheren und außerhalb des Unternehmens liegenden Ort. Bei der digitalen Datenspeicherung sollten Sie außerdem nicht vergessen die nötigen Schutzmaßnahmen zu berücksichtigen, um sich vor etwaigen Cyberattacken zu schützen. Noch sicherer ist jedoch die Datenkopie in der Cloud in einem Rechenzentrum, da die Datenspeicherung in professionellen Händen mit doppeltem Backup liegt. Hierzu können Sie mehr in der Rubrik „Sicherheit“ lesen:
Ist mein Unternehmen konform mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)?
Alle Unternehmen, die unter irgendeiner Form personenbezogene Daten verarbeiten (z. Bsp. Erstellung einer Kundenakte oder einer Rechnung) sind von der DSGVO, die am 25 Mai 2018 in Kraft trat betroffen. Sie bringt Verbrauchern neue Rechte und Unternehmen neue Pflichten. Für zusätzliche Informationen dazu welche Daten und Dokumente Sie sammeln können, Aufbewahrungsfristen, wann ein Einverständnis des Kunden benötigen wird, usw.: Infoblatt - Erste Schritte in Richtung EU-Datenschutz-Grundverordnung