Facture électronique

La facture électronique

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Il faut différentier entre une facture électronique simple et une facture électronique.

Une facture électronique simple est une facture établie numériquement et envoyée par courriel.

Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique. L’échange des factures est alors possible sans devoir changer de média et toutes les données sont automatiquement transmises et enregistrées d’un système vers un autre.

Pour plus d’informations sur les factures électroniques : Factures électroniques – de quoi s’agit-il ?

Les factures électroniques, une obligation pour les marchés publiques ?

En vertu de la nouvelle loi relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession qui a été votée le 13 décembre 2021, il ne sera plus possible de fonctionner dans le cadre des marchés publics par une facturation « classique », mais il faut utiliser des factures électroniques.

Pour plus d’informations sur les factures électroniques, leurs exigences légales, et les possibilités de transfert des factures :

Quels sont les avantages des factures électroniques ?

• Frais postaux plus faibles
• Livraison sûre
• Consommation réduite de papier
• Davantage d‘espace
• Moins de temps requis pour les démarches administratives
• Meilleure gestion des factures

Quels sont les points d’attention ?

Les entreprises doivent assurer :

• l'authenticité de l'origine (assurance de l'identité de l'émetteur de la facture),
• l'intégrité du contenu (que le contenu n’a pas été modifié),
• ainsi que la lisibilité des factures,

ceci à compter du moment de leur émission et jusqu'à la fin de leur période de conservation. C’est à l’entreprise de déterminer la façon de garantir que les points cités ci-dessus soient respectés.

Les factures électroniques doivent être stockées pendant une période de dix ans à partir de leur date d’émission.

Pour plus d’informations juridiques sur ce sujet, il est possible de télécharger la Fiche suivante du Cahier Juridique « Droit des contrats » de la Chambre des Métiers : Fiche 20. La facture électronique

La signature électronique

La facture électronique et la signature électronique vont de pair.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Suivant l’article 1322-2 du Code civil luxembourgeois, la signature électronique est « un ensemble de données, liées de façon indissociable à l’acte, qui en garantit l’intégrité ».

Une signature électronique doit donc être « incorporée » dans le document, et, en raison de cette incorporation, elle permet de garantir que le document ne sera pas modifié ultérieurement (ou « garantie de l’intégrité du document »).

Dès lors qu’un acte sous-seing privé est revêtu d’une signature électronique, la formalité dit du « double exemplaire » ne s’applique pas, et seul l’original électronique du document signé a de la valeur.

La mise en place d’un processus de signature électronique soulève le risque lié à l’archivage de ce document, et impose de mettre en place une politique d’archivage électronique des documents ainsi signés.

Il existe différents types de signatures électroniques. Pour être reconnue en tant que « signature électronique », la signature doit être, soit une signature électronique avancée, soit une signature électronique qualifiée.

La signature électronique simple :

• est un ensemble de données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer (p.ex. un bloc de signature d’un courriel, la signature lors de la réception d’un colis).
• ne peut pas garantir que la personne qui signe le document est bien celle qu’elle prétend être et ne fournit pas de détails (heure, date, etc.) sur la signature.

Le Règlement UE N°910/2014 (ou Règlement eIDAS) ne définit de signature électronique « simple » mais il précise un socle commun pour les signatures électroniques qui est composé de deux éléments : l’existence d’une suite de données et un processus d’association aux données électroniques à signer.

Ce socle commun est malheureusement sujet à des interprétations variées sur ce qui constitue ou pas une « signature électronique ». 

Suivant notre appréciation, le bloc de signature d’un e-mail ou l’image numérisée d’une signature manuscrite envoyée par e-mail n’est pas une « signature électronique » au sens du Code civil luxembourgeois : en effet, de telles « signatures » ne sont pas incorporées au document de manière à en garantir l’intégrité.

En cas de contestation :

• cette « signature » ne sera qu’un indice qu’il conviendra d’étayer avec d’autres éléments ;
• le document y attaché risque d’être qualifié de « copie » sans valeur probante.

La signature électronique avancée doit :

• être liée au signataire de manière univoque ;
• permettre d’identifier le signataire ;
• avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
• être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

La signature électronique avancée répond aux exigences de la signature électronique définies par l’article 1322-1. du Code civil. En cas de litige, le juge sera amené à apprécier si le document signé électroniquement réunit les exigences définies ci-avant. 

La signature électronique qualifiée doit :

• répondre à toutes les exigences de la signature électronique avancée ;
• être créée à l’aide d’un dispositif de création de signature électronique qualifié ;
• reposer sur un certificat qualifié de signature électronique (p. ex. une signature effectuée grâce à une carte d'identité électronique).

Si une signature électronique qualifiée est considérée équivalente à une signature manuscrite (ce qui signifie que si le signataire en conteste la validité, il tenu de démontrer que la signature électronique est invalide) la durée du certificat qualifié est limitée dans le temps.

Au Luxembourg, le règlement grand-ducal du 1er juin 2001 relatif aux signatures électroniques prévoit que la durée d’un certificat qualifié ne peut pas dépasser 3 ans.

Aussi, si un document assorti d’une signature électronique qualifié doit être conservé plus de 3 ans, il faut veiller à suivre les prescriptions concernant l’archivage électronique des documents.

Pour plus d’informations juridiques sur ce sujet, il est possible de télécharger la Fiche suivante du Cahier Juridique « Droit des contrats » de la Chambre des Métiers : Fiche 19. La signature électronique