Die digitale Verwaltung der An- und Abwesenheiten
Indem Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, ihre Ab- (Urlaub, Krankschreibungen, usw.) und Anwesenheiten digital zu verwalten, sparen Sie nicht nur Zeit, da der administrative Aufwand verringert wird, sondern steigern auch die Transparenz und vermeiden Missverständnisse.
Die mobile Zeiterfassung
Es existieren eine Vielzahl an Softwarelösungen, die es Nutzern erlauben Stunden auf zuvor erstellte Projekte zu buchen. Zudem stehen zunehmend Handwerker- oder sogar branchenspezifische Apps zur Verfügung. Es besteht die Möglichkeit Stunden über Smartphones, Tablets oder Rechner zu erfassen oder in den Gebäulichkeiten, Fahrzeugen oder Baustellen Lesegeräte zu installieren.
Diese Softwarelösungen ermöglichen es Unternehmen:
- komplette, leserliche, zeitnah ausgefüllte Stundenzettel von Ihren Mitarbeitern zu bekommen;
- den Verwaltungsaufwand zu reduzieren;
- eine bessere Kostenübersicht der Arbeitsschritte/Projekte zu erhalten;
- Projekte unmittelbar vom Büro aus zu überwachen;
- Ressourcen besser zu nutzen und so Zeit zu sparen;
- Prozesse zu optimieren;
- schneller zu reagieren und so die Liquidität des Unternehmens zu verbessern.
Für zusätzliche Informationen: Vorteile mobiler Zeiterfassung
Auftragsplanung
Indem Termine in einem Onlinekalender abgespeichert werden, erhalten Sie nicht nur die Möglichkeit immer und von überall auf Ihren Kalender zuzugreifen, sondern sehen auch, wann Ihre Mitarbeiter verfügbar sind, und können so spontan von unterwegs aus Termine vereinbaren. Zudem ist Ihr Terminkalender immer auf dem aktuellen Stand. Auch Mitarbeiter können Zugriff auf den Kalender bekommen und sich so besser organisieren.
Die Standortbestimmung
GPS-Tracking dient zur Standortbestimmung und wird immer öfters in Firmenwagen eingebaut.
Diese Technologie erlaubt es Ihnen:
- den Standort Ihres Mitarbeiters festzustellen und zu verfolgen.
- genauere Angaben zur Fahrzeit zu bekommen.
- Planungen zu optimieren;
- die Fahrten der Außendienstmitarbeiter zu optimieren;
- die Mitarbeiter besser zu unterstützen;
- die Reaktivität zu steigern.
Beispiele:
- Eine Auswertung der Fahrtzeiten ermöglicht es Ihnen die Zeit festzulegen an denen am wenigsten Verkehr ist. So ist es beispielsweise möglich, dass Ihre Mitarbeiter immer im Stau stehen, wenn sie sich um 7 Uhr auf den Weg machen und den Stau vermeiden, wenn sie um 6:45 Uhr aufbrechen.
Zu beachten:
- Es muss darauf geachtet werden, dass die Rechte der Mitarbeiter nicht beeinträchtigt werden. Sie müssen die Mitarbeiter darüber informieren, dass ihr Standort jederzeit ermittelt werden kann und digital erfasst wird.
- Wenn eine zusätzliche Arbeitskraft auf einem Projekt benötigt wird, können Sie einfach den Mitarbeiter oder den Lieferwagen ermitteln, der sich am nächsten zum Standort befindet und diesem Anweisungen geben beim Einsatz zu helfen.
Kommunikation
Handwerker greifen für die interne Kommunikation zunehmend auf Apps zurück. Hier können einfache Varianten, wie Instant-Messaging-Dienste oder spezialisierte Kommunikationsprogramme, die für die Projektverwaltung erstellt wurden, genutzt werden. Diese ermöglichen eine schnelle Kommunikation und sorgen dafür, dass alle Beteiligten immer auf dem neusten Stand sind. Auch das Teilen von Fotos und Videos wird hierdurch erleichtert.
Übersicht der Arbeitsleistung
Die meisten Verwaltungsprogramme ermöglichen es Ihnen tägliche, wöchentliche oder monatliche Leistungsberichte der einzelnen Mitarbeiter zu erstellen, um die Leistung, Verkaufs- oder Umsatzzahlen zu analysieren. Dies ermöglicht es Ihnen die Arbeit der einzelnen Mitarbeiter mehr zu schätzen, Problemen vorzugreifen und proaktiv zu agieren.